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Comment le Process Mining accompagne la gestion du changement ?

Change Management and Process Mining

Le change management : un enjeu crucial pour les entreprises

Le paysage des grands groupes industriels évolue aujourd’hui rapidement et drastiquement. Des géants comme Kodak, qui n’a pas su prendre le virage du numérique, ou encore Blackberry, qui a subi l’arrivée de nouveaux acteurs disruptifs sur leurs marchés, sont des exemples parmi tant d’autres, qui montrent à quel point l’agilité et la capacité au changement est essentielle pour la compétitivité et la survie des organisations.

L’analogie avec les Navy Seal, commando réputé américain, est ici intéressante. Ils disent évoluer dans un environnement VUCA : volatile, incertain, complexe et ambigu ce qui ressemble fortement aux enjeux aujourd’hui de chaque organisation notamment à l’ère du digital.

La capacité d’une entreprise à se transformer et à changer est donc vitale. C’est fort de ces enjeux qu’est né le « change management ». Forbes le définit comme regroupant un ensemble de processus professionnels qui ont pour but de faciliter l’adaptation au sein de chaque société.

Les obstacles au changement

Pour autant, le change management n’est pas facile et il est souvent voué à l’échec. D’après McKinsey, 70% des programmes de transformation échouent. Il est donc important de voir quels sont les clés de succès d’un programme de change management et comment bien le mener.

Beaucoup de théories ont été écrites à ce sujet, elles se rejoignent toutes sur un point : la réussite de projets de change repose essentiellement sur l’humain. Comme nous l’avons vu, trop de projets de transformation échouent et il en résulte une peur du changement. Cette peur est souvent très personnelle : l’individu craint pour sa place dans l’organisation, pour sa rémunération, pour ses compétences et pour son avenir.

Les conditions d'une bonne gestion du changement

Un projet de change management semble toujours ambitieux pour l’individu mais pour réussir doit paraitre réalisable. Pour cela, il doit être basé sur des tâches et des processus clairs dont l’évolution est facilement identifiable et mesurable. C’est certainement le meilleur moyen pour accompagner l’humain dans ce processus de transformation et réussir une stratégie de change management.

3 conditions semblent alors clés :

  • Le changement doit se baser sur un diagnostic précis et cohérent avec la réalité. Il doit pouvoir donner du sens à cette nécessité de changer et de se transformer.
  • Avant tout changement il faut aussi pouvoir mesurer les « gap analysis » qui séparent un point A (la situation initiale) d’un point B (situation idéale après le changement) pour mieux mesurer les étapes et efforts à fournir.
  • Il faut ensuite pouvoir mesurer et contrôler la mise en œuvre. Les projets de changements réussis sont la plupart du temps ceux qui vont savoir identifier et valoriser les bénéfices régulièrement au cours du projet.

En quoi le Process Mining participe à réunir ces conditions ?

Le process mining va pouvoir accompagner l’entreprise sur ces 3 éléments clés. En effet, le process mining est une technologie qui permet, grâce aux logs présents dans les systèmes d’information, de représenter visuellement la réalité opérée sur le terrain.

Cette technologie va donc permettre de :

  • réaliser un diagnostic précis. En effet, un des usages du process mining est la découverte des processus opérés sur le terrain en temps réel. Grâce aux logs, on va pouvoir facilement reconstituer les processus de manière globale mais aussi à l’unité. On visualisera par exemple le parcours de colis, de factures ou encore de tickets dans un processus global de l’entreprise. Cette phase de découverte permet de mettre en lumière les points d’engorgement, les boucles et les anomalies des processus de l’entreprise qu’il faut faire évoluer et optimiser.
  • La seconde valeur ajoutée du process mining est d’évaluer la conformité des processus opérés sur le terrain par rapport à la manière dont ils avaient été pensés initialement et les bénéfices qui étaient attendus. En permettant de faire des focus sur les éléments déviants des processus, cela va faciliter l’analyse et la compréhension des changements et actions nécessaires pour une meilleure performance. Cela favorisera la visualisation de la situation actuelle et des efforts et changements nécessaires pour arriver à une situation idéale.
  • Enfin, le process mining a une dimension temporelle qui facilite la mesure et le contrôle. En effet, il peut comparer l’historique, le présent et, grâce à l’IA et le Machine learning, donne également une projection future de l’évolution des processus. Le contrôle est donc systématique et même projectif, il mesure ainsi les bénéfices et avantages des changements dans l’organisation.

 

Le change management est vital pour l’entreprise et doit lui permettre de gagner en agilité et performance pour rester compétitif sur des marchés mouvants. Le process mining est une technologie qui va permettre ce changement en apportant un diagnostic précis de la réalité opérée sur le terrain et des actions et efforts à fournir pour atteindre un objectif. Il va permettre aussi de mesurer et contrôler les bénéfices du changement pour rassurer et engager les collaborateurs tout au long de ce processus.