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Tout savoir sur le Process Mining

Le Process Mining : c'est quoi ?

Le Process Mining permet aux entreprises de voir avec précision comment leurs processus métier se déroulent au quotidien. L'objectif est de maîtriser vos process en temps réel et de les optimiser.

Les solutions de Process Mining collectent automatiquement les journaux d'événements ("event logs") depuis les systèmes d'information (ERP, WMS, CRM, etc.). Concrètement, les logs se basent sur des faits et fournissent un horodatage qui permet de tracker le statut, la progression et le parcours de chaque unité du process.

La donnée reste encore aujourd'hui difficile à collecter et à structurer et ce malgré l'émergence d'outils de plus en plus intuitifs. Cette donnée est désormais facile à traiter en temps réel grâce au Process Mining.

La gestion de vos process métier avec le Process Mining suit 4 étapes :

Découverte des processus

Elle permet une visualisation en temps réel de la manière dont sont opérés vos processus : les étapes, les temps de parcours, les anomalies, les non-conformités, reworks etc. Vous avez une première vue des performances réelles de votre organisation.

Conformité des processus

A partir de cette phase de découverte, vous disposez d’un premier niveau d’analyse. Il s’agit souvent de comparer vos processus théoriques à vos processus réels. Quels éléments perturbent vos processus ? Comment évoluent-ils dans le temps et dans l’espace ? Sont-ils aussi efficients selon les fournisseurs, les filiales, les zones géographiques ?

Automatisation des processus

Quelles parties de mon process sont redondantes et chronophages ? Quelles étapes devraient bénéficier de l'automatisation, d'un investissement en RPA ? Le Process Mining permet dès lors à mesurer les performances de ces automatisations.

Prédiction des processus

Comment puis-je utiliser le Machine Learning pour prédire le futur déroulement de mes processus ? Quels vont être les goulets d’étranglement et les futures anomalies ? Ces précieuses informations vous permettront d’anticiper la prise de décision et d’adapter votre organisation.

Quels sont les avantages du Process Mining ?

D'après le cabinet d'études IDC, les entreprises perdent chaque année au moins 20% de leur chiffre d'affaires à cause de processus inefficients. Le Process Mining offre une solution viable pour limiter ces pertes. Les avantages du Process Mining sont nombreux et dépendent du processus monitoré. Il permet notamment de :

end-to-end vision IRT

Avoir une vision des process de bout-en-bout et en temps réel

detect anomalies and root causes

Détecter les anomalies, identifier les causes racines et éliminer les inefficacités opérationnelles

best practices

Identifier les éléments les plus performants de vos process : fournisseurs, étapes, etc.

RPA implementation

Mener des actions d’automatisation et d’en mesurer le ROI

Quels sont les champs d'application ?

conformance on financial processes

Répondre à des contraintes réglementaires (banque, P2P)

Le secteur bancaire est souvent soumis à règlementations de sécurité et de conformité. Le Process Mining permet de mettre en lumière les non-conformités. Cela s’applique également à des processus de procure-to-pay où le règlement fournisseur est soumis à des intérêts de retard et cela sera d’autant plus important avec les nouvelles règlementations à venir (factures dématérialisées, déclaration en temps réel de la TVA, etc.).

Répondre à une contrainte de temps (supply chain, maintenance)

En supply chain, le Process Mining a pour enjeu l’optimisation de l’ensemble des acteurs et étapes clés de la livraison pour réduire les délais et tenir les promesses clients. Cela peut s’appliquer également à des processus de maintenance industrielle : mettre en stop certains équipements peut représenter un coût important, le pilotage du processus de maintenance permet de diminuer ces temps de latence en optimisant les temps et les étapes de la maintenance.

time constraint illustration
helpdesk optimization

Répondre à des contraintes d’efficacités opérationnelles (O2C, helpdesk)

En order-to-cash ou en assistance informatique, le Process Mining identifie les boucles, les goulets d’étranglement pour mieux les anticiper ou trouver des organisations différentes permettant d’améliorer l’efficacité des équipes.

Répondre à des contraintes de satisfaction client (expérience client)

Les parcours de souscription ou même de déménagement sont soumis à une vraie complexité en interne. Le Process Mining permet de simplifier ces parcours en mettant en exergue les anomalies récurrentes de parcours et les automatisations possibles pour fluidifier et optimiser ces parcours.

customer satisfaction challenges

Quels résultats peuvent être attendus ?

La mise sous pilotage en temps réel des processus métier permet une exécution plus performante et engageante pour les collaborateurs. On observe par exemple les résultats suivants :

Réduction des coûts

Gain de 1,2 jour sur 5 jours de délai de livraison pour une e-commerçant pour qui ces délais sont des avantages concurrentiels et qui représentent un coût significatif lorsqu’ils dysfonctionnent.

Amélioration de la transparence et la performance

Un fabricant industriel voulait avoir un vue réelle de ses délais de paiement qu’il ne maitrisait pas. Il a pu ainsi améliorer sa conformité avec ses engagements en réduisant de plus de 20% ses retards de paiement en moins de 6 mois.

Amélioration de l'expérience client

Une banque en ligne a réussi, grâce au Process Mining, à identifier qu’elle répétait la même tâche pour 40% de ses clients entre 2 étapes du process. Elle a ainsi pu diminuer de 30% ses délais de traitement augmentant ainsi de 10 points sa satisfaction client.

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